¿Compensa Copilot en una empresa de 20 personas?
La pregunta llega con una sospecha detrás: que esto está pensado para multinacionales. Es razonable. La respuesta corta es que sí compensa, pero no por lo que suele contarse.
La pregunta no es cuánta gente sois
Es cuántas de esas personas escriben, reúnen o analizan. Copilot aporta en tareas de despacho. Si de veinte hay quince en planta, almacén o tienda, la conversación no va de veinte licencias: va de cinco.
Se contrata por persona. Una empresa de veinte empieza igual que una de dos mil: por donde antes se nota.
El error caro en una pyme es el contrario del que se teme. No es quedarse corto: es que alguien ofrezca mejor precio por cubrir la plantilla entera y se firmen veinte licencias para cinco personas que las van a abrir.
Haz la cuenta tú, y hazla al revés
No hace falta creerse ningún porcentaje de productividad. Nosotros no publicamos ninguno, y desconfía de quien te lo dé sin haber visto tu empresa. La cuenta cabe en una servilleta:
1 · Cuenta los puestos
Cuántos pasan una parte seria de la semana escribiendo, resumiendo o en reuniones. En una empresa de veinte suelen ser entre cuatro y ocho.
2 · Multiplica por doce
Esas licencias por doce meses. Es la cifra anual, y la única que va a estar en el presupuesto.
3 · Ponlo al lado
Cuánto vale al año una tarde a la semana de esas personas concretas. No de una persona media: de esas.
La comparación entre esos dos números es la decisión, y la puedes hacer sin nosotros. Si sale ajustada, empieza por dos o tres licencias y vuelve a mirarlo en tres meses. No es una respuesta cobarde: es la que damos más veces.
Dónde se nota, y dónde no
En una pyme la misma persona hace cuatro cosas, así que el retorno se concentra en poquísimos puestos: gerencia (quien decide es quien menos tiempo tiene para leer), administración (la hoja que solo entiende quien la montó), comercial (rehacer la misma propuesta cambiando el nombre) y quien coordina (actas y seguimientos que se comen la mañana).
Y hay perfiles donde no hay recorrido, que lo decimos antes aunque nos cueste dinero: producción, almacén, taller o tienda. Y quien solo consulta correo, que tiene de sobra con lo que ya viene incluido.
Lo que en una pyme juega a favor (y en contra)
A favor: aquí las decisiones se toman en una reunión, no en tres comités. Todo el mundo hace documentos parecidos, así que un caso que funciona se contagia solo. Y quien paga la licencia suele ser quien la usa.
En contra: no hay un departamento de IT que ordene los permisos antes, ni nadie con tiempo para preparar la formación, ni una segunda oportunidad si la primera sesión aburre.
En una empresa de dos mil, un despliegue mediocre se diluye. En una de veinte, si tres personas dicen que no sirve, se acabó.
Por eso en pymes el orden importa más que el producto: no se enciende y luego se ve, porque no hay margen para la segunda vuelta.
Cómo lo haríamos con vosotros
Sin fases con nombres raros. Con veinte personas esto cabe en unas semanas:
- Mirar qué hay. Qué licencias tenéis, cuáles se abren y quién usa ya IA por su cuenta — en solo lectura y sin instalar nada. Es el diagnóstico de uso, y en empresas pequeñas suele pagar buena parte de lo que viene después.
- Ordenar lo justo. Quién ve qué, accesos de gente que ya no está y doble factor. En una pyme es un trabajo corto: Governance de BeSafe.
- Encender por donde toca. Cuatro o cinco licencias para los perfiles que escriben, reúnen y analizan.
- Formar con vuestros documentos. No una demo genérica. Es bonificable por FUNDAE y gestionamos el trámite.
- Volver a mirar. Se amplía donde ha prendido y se quita lo que no. Sin renovar por inercia.
El proceso completo es BeReady.
La opción honesta: empezar por lo que ya pagas
Antes de comprar nada hay una alternativa que recomendamos a menudo y que a nosotros nos deja menos margen: usar bien lo que ya está incluido.
Si estáis en Microsoft 365 ya tenéis Copilot Chat, sin licencia nueva. No trabaja dentro de vuestros documentos —es una limitación real— pero sirve para perder el miedo y para descubrir quién tira de esto de forma natural. Esas son las personas por las que conviene empezar. La diferencia exacta, en Chat, 365 Copilot y Studio.
Y si vuestro correo está en Google, la conversación cambia entera: Gemini viene dentro de los planes Business y Enterprise desde 2025, así que probablemente ya lo pagáis sin usarlo. Lo comparamos sin ganador en Copilot o Gemini.
Esto es una pieza de Microsoft Copilot.
Vuelve a la solución completaLo que nos preguntan antes de empezar.
¿Hay un mínimo de licencias para contratar Copilot?
Se contrata por usuario, así que una empresa pequeña puede empezar por unos pocos puestos igual que una grande. Lo que conviene evitar es el camino contrario: aceptar cubrir a toda la plantilla porque sale mejor de precio por volumen.
¿Cuántas licencias necesitamos siendo 20 personas?
Depende de cuántas de esas veinte escriben, reúnen o analizan, no de las veinte. En empresas de ese tamaño suelen ser entre cuatro y ocho: gerencia, administración, comercial y quien coordina operaciones. Lo miramos con vuestro uso real antes de proponer ningún número.
¿Cuánto cuesta al mes?
Se contrata por usuario y mes como licencia adicional que se suma a la de Microsoft 365 que ya pagáis. No publicamos tarifa porque depende del acuerdo, del plazo y del número de puestos. Os la damos por escrito con vuestro caso, y antes os decimos cuántas licencias hacen falta de verdad.
No tenemos departamento de informática. ¿Podemos con esto?
Sí, y es el caso normal en una empresa de este tamaño. No hace falta un departamento: hace falta que alguien revise los permisos antes, decida quién lo usa y prepare la formación con vuestros documentos. Esa parte es la que hacemos nosotros.
¿Y si lo probamos con dos licencias y no funciona?
Es una manera perfectamente sensata de empezar. Con dos o tres licencias durante unas semanas se ve si prende y en qué tareas. Sale barato equivocarse con tres y caro con veinte, sobre todo con compromiso anual.
Somos una gestoría o un despacho. ¿Encaja?
Es de los sectores donde antes se nota, porque casi todo el trabajo es documento, correo y plazo. La contrapartida es que también es donde más cuidado hay que tener con los permisos y la confidencialidad de los expedientes: ahí el orden previo no es opcional.
¿Merece la pena si ya usamos una IA gratuita por nuestra cuenta?
Es la situación que más nos encontramos, y conviene mirarla de frente: información de la empresa saliendo por cuentas personales, sin control ni registro. La comparación no es «pagar o no pagar», es «una herramienta gobernada o una que ya se usa sin que nadie lo haya decidido».