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Guía · IA en el puesto de trabajo

Microsoft CopilotQué licencia hace falta, y qué ordenar antes.

Lo que decide el resultado no es la herramienta: es lo que hay debajo.

Hablar con un experto ¿Copilot o Gemini?

Dos profesionales revisando en un portátil las respuestas de un asistente de IA, en una oficina de Barcelona

Microsoft

Microsoft Solutions Partner·Google Cloud Premier Partner·+400 empresas·+13 años

La respuesta corta
  • Qué es. La IA de Microsoft dentro de Word, Excel, Outlook, PowerPoint y Teams, con los documentos y correos de tu empresa.
  • Qué licencia hace falta. Copilot Chat viene con Microsoft 365. El que trabaja dentro de las apps es una licencia adicional por usuario, y se contrata persona a persona.
  • El requisito que nadie cuenta. Copilot no tiene permisos propios: usa los de cada usuario. Encenderlo pone a velocidad de máquina el riesgo que ya tenías.
Qué es, en cristiano

La IA se sienta donde ya trabaja tu equipo.

Le pides «resume esta reunión» o «analiza estas ventas» y lo hace con vuestros documentos, respetando los permisos que ya existen: el orden previo pesa más que la herramienta.

Qué hace de verdad

Cuatro cosas que se notan desde la primera semana.

Outlook

El hilo de cuarenta mensajes

Lo resume y propone la respuesta con tu contexto.

Teams

La reunión de la que nadie tomó notas

Acta, decisiones y tareas al colgar, aunque llegues tarde.

Excel

La hoja que solo entiende una persona

«¿Por qué bajaron las ventas en marzo?» — y la fórmula para comprobarlo.

Word y PowerPoint

La propuesta desde cero

Arranca de lo ya escrito y lo convierte en un borrador de presentación.

El matiz, una vez y para todas: redacta con la misma seguridad cuando acierta que cuando se equivoca; lo revisa siempre alguien de tu empresa.

Profesional trabajando concentrado con el portátil frente al skyline de Barcelona
Comercial

El primer borrador sale de las propuestas que ya ganasteis.

Producción y almacén

Aquí normalmente no compensa la licencia. Mejor decirlo antes que en la renovación.

Antes de encenderlo

Nada de esto lo crea Copilot: solo lo encuentra rápido.

  • Los sitios de SharePoint compartidos con toda la organización «temporalmente» hace cuatro años.
  • Los documentos confidenciales sin etiquetar, indistinguibles de un borrador cualquiera.
  • Las cuentas sin doble factor, la puerta por la que se entra a todo lo anterior.

Nos sentamos una mañana con tu equipo y miramos en solo lectura y sin instalar nada qué encontraría Copilot si lo activaras. Si no falta nada, te lo decimos — y la lista te la quedas tú, contrates o no.

Ver el diagnóstico de uso Ver el escalón Governance de BeSafe

Dos personas repasando juntas el informe del diagnóstico sobre la mesa
Qué cuesta de verdad

Dos productos, un solo nombre. Y ahí se decide el presupuesto.

Incluido

Copilot Chat

Viene con tu Microsoft 365. No trabaja dentro de Word ni Excel.

Se añade

Microsoft 365 Copilot

Licencia por usuario que se SUMA a la que ya pagas: la que mete la IA dentro de las apps.

Aparte

Copilot Studio

Agentes propios: otra conversación, no se empieza por aquí. Su ficha, aquí.

Se contrata por persona, no para toda la empresa el día uno. No publicamos tarifa: depende del acuerdo, el plazo y los puestos, y una cifra desactualizada hace más daño que no ponerla.

Ver las tres Copilot, una por una

Los límites

Dichos por nosotros, para que no te los encuentres en el tercer mes.

  • No lo necesita todo el mundo. Quien escribe, reúne y analiza lo nota ya; quien está en planta, no — comprar «para toda la empresa» acaba en licencias que nadie abre.
  • No es magia sobre el desorden. Con tres versiones del mismo procedimiento responde regular, porque responde con lo que hay.
  • No es «el ChatGPT de casa». La versión personal del navegador no ofrece esa protección, y es la que ya está pasando sin que nadie lo haya decidido.
La comparativa

¿Copilot o Gemini? Depende de dónde vives ya.

Somos partner de los dos: la tabla dice lo mismo en las dos guías.

Comparativa entre Microsoft Copilot y Gemini para Google Workspace
  Microsoft Copilot Gemini
Dónde encajaCorreo en Outlook, ficheros en SharePoint, reuniones en Teams.Correo en Gmail, ficheros en Drive, reuniones en Meet.
Cómo se licenciaCopilot Chat viene con Microsoft 365; dentro de las apps es una licencia extra por usuario.Incluido en Business y Enterprise desde 2025: no se contrata aparte.
Dónde aparece la IAWord, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams, más el chat con datos de empresa.Gmail, Docs, Sheets, Slides, Meet y Drive, más NotebookLM.
Qué gobierna el administradorEtiquetas de confidencialidad, DLP y permisos con Purview e Entra ID.Políticas por unidad organizativa desde el AI Control Center.
AgentesCopilot Studio: acotados a procesos, sin escribir código.Gems, sobre tus propios datos de Drive.
Tus datos y el entrenamientoNo entrenan modelos ni salen de tu tenant.No entrenan modelos ni salen de tu organización.
Cuándo no es tu opciónSi tu gente vive en Gmail y Docs: montarlo es pagar dos veces.Si tu correo y tu ERP están en Microsoft: el mismo error, al revés.

La pregunta no es cuál es mejor: es dónde vive tu empresa hoy. Con los dos, se decide por equipo, sin duplicar licencias «por si acaso».

Ver la guía de Gemini

Cómo lo implantamos

Tenerlo es una cosa. Que tu equipo lo use, otra.

El proceso completo es BeReady: se mide el uso real, se ajustan licencias, se forma por departamento y se revisa qué se usa.

01 · Diagnóstico 02 · Implantación 03 · Formación 04 · Agentes 05 · Medición

Ver BeReady al completo
Las dudas de siempre

Lo que nos preguntan antes de empezar.

¿Qué diferencia hay entre Copilot Chat y Microsoft 365 Copilot?

Copilot Chat viene incluido con Microsoft 365. Microsoft 365 Copilot es una licencia adicional y trabaja DENTRO de Word, Excel y Teams — el salto real.

¿Cuánto cuesta Microsoft Copilot?

Por usuario y mes, sumándose a tu Microsoft 365. No publicamos tarifa: depende del acuerdo, el plazo y los puestos, te la damos por escrito.

¿Copilot ve todos los datos de mi empresa?

Ve lo que cada usuario ya puede ver, ni más. El riesgo está en permisos sin revisar: un SharePoint mal compartido, Copilot lo encuentra en segundos.

¿Copilot me sirve para cumplir el AI Act?

No es lo mismo que fabricar IA, pero sí entra en tu inventario de sistemas y tus obligaciones de transparencia. Lo vemos en BeCompliance.

El siguiente paso

¿Cuántas de tus licencias se abren de verdad?

Hablar con un experto Escríbenos a hola@beservices.es